249 ビジネスマナーを考えた

新卒で数年働いたあと、台湾へ留学しました。日本へ戻ってから会社を興したり、また雇われ人に戻ったり。新卒から20年くらい雇われ社会人をしている計算になります。

会社で習ったビジネスマナーを武器に色んな会社を渡り歩きました。最近ではインターネットやスマートフォンの発達に伴い、昔ながらのビジネスマナーも変化しています。

スムーズに、ストレスなく仕事を進めるためのマナーを考えた。これが正解ということではなく、こんな考え方もある、位の感覚で見ていただければ。

電話の受け答え

会社でスマートフォンを支給されたり、在宅勤務が定着し、固定電話を敷かない会社もあるでしょうか。以下の状況で、あなたならどう対応しますか？

1.については、「言う」のが正しいと習いました。最低でも相手の名前は教えてあげましょう。内線を受けるなり誰からの電話かも言わず受話器をおく人がいます。自分の好みで他人への態度を変える人は論外ですね。

2.は教えてあげると親切ですね。その際できれば「〇〇の件でまたかけ直しますとのことでした」と言ってあげると尚良き、です。

3.スマートフォンのマナーは難しいですね。私はメッセージを入れない派です。スマートフォンへかけた電話なら番号が残る。それを見てかける人は折り返してくれるだろうし、掛けてこなければまた掛ければ良い。

4.以前は見知らぬ番号の電話に出なかったのですが、最近は出るようにしています。でも、出てみたら銀行の勧誘だったりとかいうこともありますがね。

メールはいかに少ない回数で伝えられるか、言葉の選び方が肝心になる。
箇条書きをうまく利用し、見やすく伝える。
添付ファイルがたくさんになるときは、フォルダに入れて圧縮すると1つにできる。
個人情報が入ったファイルは必ずパスワードをつけて圧縮する。パスワードは5分後に返信で送る。（自動送信メールもあるのか？）
1つのメールに要件は1つ。別件なら別のメールにする。また、返信は履歴を全て残す。長くなるのが嫌だからなのか、前の履歴を消してしまう人がいる。ビジネスの場合、履歴は残すのがマナーだと思います。
PCメールへの返信なら適度に改行し、一行の文字数が多くならないようにする。でも携帯電話のメールへ返信する場合、相手側の端末で改行されるので、ダラダラ入力して構わない。
人名の漢字は当て字で変換されにくい場合、辞書登録してしまうと良いです。

どれも小さなことだけど、効率よく、そして相手にも自分にもストレスがないのが一番。